Vous avez reçu une notification de contrôle de la DREAL, de l'URSSAF ou de l'inspection du travail et vous ne savez pas quoi faire ? Ne paniquez pas ! Nous sommes là pour vous expliquer comment ce type de contrôle fonctionne.
Comment se déroule un contrôle de la DREAL, de l'URSSAF ou autre ?
Vous allez recevoir une demande de vérification pour faire le point sur vos fichiers C1B et V1B de vos conducteurs et véhicules. Pour ce faire, il est préférable d'envoyer uniquement les fichiers C1B et V1B des conducteurs et des véhicules concernés dans la période demandée à votre contrôleur.
Cependant, il n'est pas possible de sélectionner seulement les fichiers correspondant à une période donnée. Ainsi, les fichiers envoyés couvriront une période plus large que celle demandée, ce qui permettra au contrôleur de détecter toutes les infractions et anomalies hors période demandée. Cependant, celles-ci ne seront pas prises en compte par votre contrôleur.
Il est recommandé d'envoyer vos fichiers C1B et V1B cryptés à partir de vos sauvegardes réglementaires. Les contrôleurs disposent de leur propre logiciel de lecture et d'analyse.
Si votre contrôleur ne constate aucune infraction, le contrôle sur pièces se stoppera là.
Si un nombre important d'infractions est détecté, il se peut que d'autres fichiers concernant des conducteurs et des véhicules différents vous soient demandés.
Si de nouvelles infractions ou anomalies sont détectées, le contrôle pourrait se transformer en un contrôle sur place.
Les différents types de contrôles des organismes (DREAL, URSSAF, Inspection du travail)
Le contrôle de la DREAL
Le contrôle de la DREAL a pour objectif de vérifier la conformité de la réglementation du transport en général, notamment :
La date des téléchargements effectués
L'existence de sauvegardes réglementaires
La présence de rapports d'infractions édités et signés par les conducteurs en infraction
Le respect des temps de conduite, de travail et de repos.
Il convient de noter que pour les infractions aux fichiers V1B, les infractions de conduite sans carte conducteur seront examinées, car ce sont les plus graves et les plus onéreuses.
Si le nombre d'infractions est limité, des amendes forfaitaires seront imposées (1500 € par infraction et 3000 € en cas de récidive de l'entreprise).
Si le nombre d’infractions est conséquent et qu'il y a des lacunes manifestes dans le suivi de l'entreprise, le dossier sera directement transmis au procureur de la République pour un procès civil ou pénal contre le chef d'entreprise.
Le contrôle de l'URSSAF
L'URSSAF vérifie surtout que les temps de repos sont réels et respectés. En cas de non-respect, une partie du temps de repos peut être requalifiée en temps de travail et être comptabilisée comme salaire pour le paiement des cotisations sociales.
Il convient de faire attention à certains excès. Par exemple, de nombreuses sociétés programment encore leurs chronotachygraphes (par des stations tachygraphe) pour basculer automatiquement en temps de repos quand le contact est coupé. Le temps de travail devient alors un temps de repos non payé au conducteur, mais surtout non compté en temps de travail, ce qui signifie qu'il n'y a pas de cotisations sociales à payer pour l'URSSAF.
Vérifier le fichier C1B permet de connaître des conducteurs qui conduisent les camions de l'entreprise et de contrôler s'ils sont déclarés. Il est important de rappeler que les infractions liées à la conduite de poids lourds sans carte conducteur sont parmi les plus problématiques qui peuvent être sanctionnées par le contrôleur.
Le contrôle de l'inspection du travail
L'inspection du travail s'intéresse principalement aux conditions de travail, telles que le nombre d'heures travaillées, l'amplitude de travail dans la journée, etc.
Certains cas particuliers peuvent poser de graves problèmes. C'est notamment le cas des véhicules relais.
Qu'est-ce qu'un véhicule relais?
Pour le transport de marchandises ou de personnes, il peut arriver que des chauffeurs partent de chez eux pour rejoindre un lieu de rendez-vous afin de récupérer un véhicule et commencer leur journée de travail. Le temps nécessaire pour se rendre au point de rendez-vous ainsi que le temps de retour du chauffeur à son domicile doivent être enregistrés comme temps de travail. Cela doit être enregistré manuellement par le chauffeur à partir du tachygraphe.
Cependant, cette pratique est très rarement effectuée et peut constituer une infraction.
Les alternatives pour réduire le risque de contrôle et les conséquences financières et administratives liées aux fichiers C1B et V1B.
Tout d'abord, l'entreprise doit avoir un logiciel permettant de lire en clair les informations enregistrées, d'être informée de toutes les infractions et anomalies, et d'éditer chaque mois les rapports nominatifs d'infraction des conducteurs en faute.
Pour les petites entreprises possédant de 1 à 3 camions, il est possible d'utiliser un contrat d'externalisation des données tachygraphe.
A quoi sert le contrat d’externalisation des données tachygraphes?
Ce contrat permet à un prestataire externe de s'occuper du téléchargement à distance des données C1B et V1B aux bonnes dates, de les sauvegarder réglementairement pendant 5 ans, d'assister le client en cas de contrôle en fournissant directement les fichiers demandés et en informant le client des risques techniques et financiers.
Le prestataire peut également conseiller et servir de médiateur vis-à-vis des contrôleurs.
Pour les grandes entreprises, il est recommandé de former une personne en interne pour faire le point de manière régulière sur les fichiers C1B et V1B.
Il est important de noter que, contrairement à ce que beaucoup de sociétés pensent, en France la loi française prévaut sur la loi européenne et qu'il est nécessaire de télécharger et d'analyser les fichiers C1B au moins une fois par mois.
Le contrôle de ces fichiers est très important en France, et les conséquences juridiques et financières en cas d'infractions non traitées dans le mois peuvent être très problématiques.
Comment accéder aux différentes offres de services et des prestataires externes existants?
Pour trouver des prestataires et des fournisseurs de matériel de récupération et de traitement des données tachygraphe, le site chronotachyservice.com peut être consulté pour obtenir une liste de prestataires.
Pour toute information réglementaire ou juridique, il est possible de contacter la DREAL du département concerné
Enfin, vous pouvez vous tourner vers Flip ELEC, un expert français dans ce domaine depuis 35 ans.